INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RIVOLTA AI BENEFICIARI DEI SERVIZI DI EDENRED ITALIA S.RL. AI SENSI DELL’ARTICOLO 13, REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”)

  1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

EDENRED ITALIA S.R.L , con sede legale in Via G.B. Pirelli 18, 20124 Milano P.IVA 09429840151, codice fiscale e numero di iscrizione nel Registro delle Imprese di Milano n. 01014660417, capitale sociale 5.958.823,00 i.v., società soggetta a direzione e coordinamento di EDENRED S.A. (166-180 boulevard Gabriel Perì, 92240 Malakoff, Francia), è il titolare del trattamento dei Suoi dati personali (in seguito “ Edenred ” o il “ Titolare ”).

  1. DEFINIZIONE DI DATI PERSONALI E INFORMAZIONI RELATIVE ALLE FINALITA’ DI TRATTAMENTO

2.1 Ai sensi del GDPR, per dato personale si intende: “ qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale. ”( in seguito i “ Dati Personali ” o “ Dati ”).

Edenred acquisisce, raccoglie e tratta i Suoi Dati Personali - e in talune ipotesi quelle di alcuni Suoi familiari- nella fase della registrazione a uno dei Portali inerenti: (i) i servizi sottesi ai titoli di legittimazione emessi dalla stessa; (ii) la gestione del Suo Piano di Welfare; (iii) la rendicontazione della Sua nota spese (in seguito i “ Servizi ”).

2.2 I Dati Personali vengono acquisiti da Edenred anche successivamente, per dare esecuzione ai Servizi medesimi.

Edenred tratta i Dati Personali, al fine di perseguire le seguenti finalità:

  • erogare i Servizi ;
  • adempiere a eventuali obblighi amministrativi e fiscali derivanti dall’erogazione dei Servizi;
  • fornire assistenza sia in ambito di “customer service”, sia di “back office”;
  • adempiere agli obblighi previsti dalla Legge italiana, da un provvedimento, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità;
  • esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio.

Si precisa che per tali finalità,  il conferimento dei dati ha natura obbligatoria  in quanto diversamente Edenred potrebbe trovarsi nella oggettiva impossibilità di erogare i servizi o osservare obblighi di legge o contrattuali.

Sarà onere di Edenred fornire idonea comunicazione qualora intendesse utilizzare tali dati conferiti per finalità diverse da quelle indicate, tramite pubblicazione di un aggiornamento della presente informativa sul sito www.edenred.it.

2.3 Inoltre, sulla base di un Suo esplicito consenso , Edenred potrebbe trattare i Dati Personali per finalità di(i) marketing / statistiche o (ii) profilazione , al fine di inviarLe e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici inerenti informazioni di natura commerciale concernenti speciali promozioni e informazioni relative a nuovi prodotti e/o servizi.

Si precisa che per entrambe tali finalità, il conferimento dei dati è di natura facoltativa. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare i dati già forniti: in tale caso non potrà ricevere comunicazioni di natura commerciale da Edenred Italia S.r.l.

2.4 In riferimento all’eventuale acquisizione, Suo tramite, di alcuni Dati Personali dei Suoi familiari, la invitiamo a fornire loro la presente informativa e ad agire previo consenso degli stessi prima di inserire tali informazioni sui Portali di Edenred, con la precisazione che Lei resta il solo responsabile nel caso in cui tali attenzioni non siano seguite e / o talune informazioni inserite non siano corrette.

  1. MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei Dati Personali è realizzato in modo lecito, corretto e trasparente, ai soli fini dell’erogazione dei Servizi, anche tramite comunicazione a Terzi all’uopo designati, e con le seguenti modalità: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, testing, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

I Dati Personali vengono trattati con strumenti sia cartacei che elettronici e/o automatizzati, in ogni caso idonei a garantire la loro sicurezza.

  1. TRASFERIMENTO DEI SUOI DATI VERSO RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO LOCALIZZATI SUL TERRITORIO UE E ALL’AZIENDA

3.1 Edenred comunicherà i Suoi Dati Personali a soggetti terzi situati sul territorio dell’Unione Europea e appositamente nominati, da parte del Titolare, Responsabili Esterni del Trattamento unicamente per finalità riconducibili a quelle indicate all’art. 2.2, mentre per quelle indicate all’art. 2.3. unicamente in caso di espressione del consenso.

In ogni caso l’elenco completo dei soggetti Responsabili Esterni del Trattamento è costantemente aggiornato ed è disponibile presso la sede del Titolare e, in ogni caso richiedibile scrivendo ai contatti indicati all’art. 7.

3.2  Le Precisiamo che, ai fini della gestione della Sua busta paga e/o di trattamenti fiscali correlati, talune informazioni da Lei riportate su una Piattaforma di Edenred potranno essere comunicate all’Azienda della quale Lei è dipendente, collaboratore o assimilato ai sensi di Legge.

  1. TEMPO DI CONSERVAZIONE APPLICABILE

Edenred tratterà i Suoi Dati Personali dal momento in cui Lei si registrerà al Portale per le finalità di cui al punto n. 2.2. fino a dieci anni successivi al Suo ultimo accesso (“ End of Purpose ”), anche in ottemperanza a quanto disposto ai sensi degli artt. 2214 e 2220 del Cod. Civ .

I dati personali trattati per le finalità di cui al punto n. 2.3., a partire dalla End of Purpose saranno invece definitivamente cancellati entro i tre anni successivi la scadenza del Contratto.

  1. I SUOI DIRITTI IN QUALITÀ DI INTERESSATO DEL TRATTAMENTO

Dal momento in cui Edenred è in possesso ed elabora i Suoi Dati, Lei, in qualità di interessato del trattamento, potrà esercitare i seguenti diritti:

  • Diritto di accesso  – Lei ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i Suoi Dati, nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
  • Diritto alla rettifica  – Lei ha il diritto di ottenere la rettifica dei Suoi Dati in nostro possesso, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti;
  • Diritto alla cancellazione  – in talune circostanze, Lei ha il diritto di ottenere la cancellazione dei Suoi Dati presenti all’interno dei nostri archivi;
  • Diritto alla limitazione del trattamento  – al verificarsi di talune condizioni, Lei ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento concernente i Suoi Dati;
  • Diritto alla portabilità  – Lei ha il diritto di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Suoi Dati Personali e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
  • Diritto di opposizione  – Lei ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi Dati;
  • Diritto di   proporre reclamo  Lei ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo nell’ipotesi in cui i suoi dati siano stati trattati in violazione al GDPR.

  1. MODALITA’ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti di cui al punto 6. inviando una comunicazione ad Edenred Italia S.r.l. all’indirizzo e-mail: dpo.italia@edenred.com  o scrivendo a Edenred Italia S.r.l. Via G.B. Pirelli n. 18, 20124 Milano, alla c.a. della Direzione Affari Legali, con l’invito di rilasciare anche i riferimenti necessari per darLe un riscontro.

  1. CONTATTI DEL DPO

Le precisiamo che il DPO (Responsabile della Protezione dei Dati) nominato a livello di Gruppo da parte di Edenred SA è contattabile scrivendo al seguente indirizzo e. mail: dpo.italia@edenred.com